Um condomínio deve possuir no mínimo três órgãos para sua administração: o Síndico (orgão executivo), o Conselho Consultivo (orgão de assessoramento) e a Assembléia Geral (orgão deliberativo).
Área Comum
É o espaço pertencente a todos os condôminos. Tais áreas são consideradas como "bens indivisíveis e inalienáveis individualmente", atribuindo a todos os condôminos a sua utilização como gozo. Em área comum, um condômino não pode edificar coisa alguma, sem expresso e formal consentimento de todos os demais co-proprietários, já que a todos estes, pertence simultaneamente, o mesmo direito de propriedade.
Assembleia Geral
Reunião de pessoas para determinado fim específico deliberativo. Deve ser marcada com a antecedência mínima prevista, com data, hora e local determinados.
Ata
Registro escrito no qual se relata o que se passou numa reunião, assembléia, etc. O condomínio deverá ter um Livro de Atas onde constarão todas as atas das Assembléias Gerais realizadas.
Benfeitorias
São todas as obras feitas em coisas móveis ou imóveis com o fim de as conservar, melhorar ou embelezar. São classificadas em: a) Obras Necessárias e Urgentes - têm por fim conservar o bem ou evitar que se deteriore. Neste caso não é preciso haver autorização em assembléia, podendo ser realizada pelo síndico ou por qualquer condômino, desde que não resulte em despesas excessivas (ex.: vazamento no hall social); b) Obras Úteis - são obras qua aumentam ou facilitam o uso do bem, sendo necessário, para sua aprovação, o voto da maioria dos condôminos (ex.: construção de playground); c) Obras Voluptuárias: são obras não necessárias, de simples embelezamento ou luxo. Neste caso é necessária a aprovação de 2/3 dos condôminos (ex.: alteração da fachada).
Condomínio
Domínio exercido juntamente com outrem. A propriedade, portanto, possui vários donos, os quais são chamados de co-proprietários ou condôminos, que formam um grupo.
Conselho Fiscal e/ou Consultivo
É o órgão de fiscalização, consulta e assessoramento do síndico, composto por três membros, condôminos ou não, com mandato que não poderá exceder a dois anos, permitida a reeleição.
Convenção Condominial
É o conjunto dos direitos e obrigações, registrada no Registro de Imóveis, que regulamenta o comportamento e o rateio das despesas dos condôminos, estabelecendo normas de utilização tanto das áreas privativas como das de uso comum, visando resguardar, em benefício de todos, o patrimônio condominial e a moralidade no ambiente.
Corpo Diretivo
O Corpo Diretivo é composto de síndico, subsíndico (quando for o caso) e conselho fiscal e/ou consultivo.
Cota ou Quota
Parte ou porção fixa determinada a cada condômino na divisão das despesas orçamentárias do condomínio.
Demonstrativo Financeiro Mensal
É o relatório emitido pela empresa Administradora do Condomínio, na forma de Pasta de Prestação de Contas Mensais. Nesta Pasta deverá constar: balancete, fluxos de caixa, relatórios sintéticos e detalhados das receitas e despesas, extratos bancários, relação de boletos emitidos, relatórios sobre inadimplência e todos os documentos comprobatórios. A Pasta deverá ser analisada e aprovada pelos Membros do Corpo Diretivo e deverá permanecer à disposição de qualquer condômino, para consulta, quando solicitado.
Despesas Ordinárias
São as despesas consideradas rotineiras e necessárias ao funcionamento e manutenção do condomínio, as quais são pagas pelos condôminos e, em havendo locação, pelos inquilinos, tais como: despesas com pessoal, encargos sociais, consumos (água, luz, gás, telefone do condomínio), manutenções e conservações, despesas administrativas, impostos, taxas, materiais, seguro, etc.
Despesas Extraordinárias
São os gastos considerados imprevistos e os gastos com benfeitorias, ambos nas áreas de uso comum, tais como: desentupimento de prumadas, substituição de bombas d'água e demais equipamentos, reformas (garagem, piscina, quadra, salão de festas, salão de jogos), aquisição de equipamentos (academia de ginástica, central telefônica), etc.
Edital de Convocação
Através do edital ou carta convocatória é feita a convocação dos condôminos a participarem da Assembléia Geral. Este documento deve ser simples, mas claro, contendo todos os dados elucidativos, sendo de muita importância a inclusão da "ordem do dia", ou seja, a matéria que a Assembléia irá discutir e votar, com hora, data e local determinados.
Fração Ideal
É a parte que não é possível dividir das áreas comuns e de terreno, proporcional à unidade imobiliária de cada condômino, o qual se calcula em relação ao valor do conjunto da edificação.
Fundo de Reserva
Deve ser provisionada, no orçamento, uma arrecadação destinada à constituição do Fundo de Reserva, na forma prevista na Convenção Condominial. O Fundo de Reserva é destinado preferencialmente ao pagamento de despesas extraordinárias, podendo ser usado para pagamento de despesas emergenciais, se necessário.
Maioria Absoluta
Número igual ou superior à metade do total de condôminos (frações ideais) e mais um.
Maioria Simples
Simples superioridade numérica de votos (frações ideais) dos presentes.
Ordem do Dia
Assuntos que deverão ser tratados especialmente durante aquela assembléia ou reunião.
Quórum
Número mínimo de pessoas presentes, exigido por lei ou estatuto, para que um órgão coletivo (Assembléia Geral) possa funcionar.
Rateio de Despesas
Salvo disposição contrária na Convenção Condominial, o rateio de toda e qualquer despesa deverá ser feito com relação nas frações ideais de cada unidade.
Regulamento Interno
É o conjunto de normas e procedimentos referentes ao comportamento e à conduta dos moradores, funcionários e frequentadores, disciplinando o uso das áreas comuns e solucionando os problemas mais corriqueiros do condomínio apresentando, inclusive, penalidades aos infratores. O Regulamento Interno não pode contrariar a Convenção, sob pena de nulidade.
Síndico
É o representante legal do condomínio, em juízo, ou fora dele, exercendo a administração do condomínio assessorado pelo conselho fiscal e/ou consultivo, todos eleitos em Assembléia Geral. Podendo este, ser um condômino, ou pessoa física ou jurídica estranha ao condomínio.
Subsíndico
É o representante eleito por Assembléia Geral, que tem como função substituir o síndico nas suas ausências e ou impedimentos.
Unidade Autônoma
Unidades destinadas a fins residenciais ou não, que formam o condomínio. A cada unidade caberá, como parte inseparável, uma fração ideal do terreno e coisas comuns, expressa sob forma decimal e ordinária.